仕事でよい結果を出すためには、様々な能力が必要となる。
求められるスキルは広範に及ぶように思えるが、実は全て『速さ』という業務スキルのサブセットに過ぎない。
そう、仕事においては、効率化と時間短縮が最重要な命題であることを肝に命じておかないと、無駄なことをすることになる。
そこで今回は、なぜ仕事の本質がスピードにあるのか、また、どうすればスピードアップできるのかを解説したい。
目次
仕事の本質がスピードにある理由
仕事において求められるスキルは、複数あるように思われる。
しかし、世の中の仕組みを俯瞰的に考えてみて頂きたい。
- 給料は時間給制や月給制や年俸制＝組織は社員に一定時間内での成果を期待する
- ある製品やサービスの原価構成は、人件費が大部分を占める
- 品質を上げるには時間がかかる。モノは代替できるが、時間は戻せない＝時間は不可逆な最重要なリソース
こうした点を考えると、いかに仕事の本質が時間の効率化にあるかが分かって頂けると思う。
時間の短縮とは仕事の重要課題であるとともに、社会運行の基準でもある。
また、時間の短縮とは、『目先の仕事を早く仕上げる』ことではなく、『一ヶ月後、一年後を考えた効率化の積み重ね』であることは言うまでもない。
仕事のスピードを上げる6つの方法
パソコンを使う仕事だったら、マウスやキーボードを操作する速度を上げるべきか？
営業職なら、口調を早くするべきか？
いや、それには限界があるし、あまり意味がない。
業務の単純な処理速度を上げというのは、なかなか大変なことだ。
そうなってくるとやはり、
『時間の使い方を変える。時間を使う順番を変える』
というやり方が考えられる。
そこで、以下のような6つの方法を提案させてもらいたい。
１．情報を管理する
日頃の仕事において、なんども同じ情報を探したり、同じことを尋ねたりすることはないだろうか？
一度面倒な思いをしたら、次から情報のアクセス性を高めるようにしたい。
毎回同じ情報を探すことに時間を使うのは、自分の未来に対して無責任な行為だ。
紙の資料だったらコピーしてファイルしておく。デジタルデータやWebサイトだったら、カテゴリー分けしてショートカットなどを作成しておく。
仮に、1分かかる情報探しを1年365回行うと、単純計算でおよそ6時間になる。ショートカットをつくるのは数分でできる。
２．根本を解決しておく
『ある問題のために、同じ仕事をやり続けなければならない』という状況に陥ってないだろうか？
例えば、『ある発注先の発注フローが特殊だから、その会社に発注するときだけ、手作業が発生する』などという場合がある。
こういった場合は、発注先を変えたり、発注方法を変更してもらえないか交渉することも考えられる。
日々の仕事だからこそ、慣れてしまって無駄な時間を使っていることがないか、要注意だ。
３．無駄なことをしない
言われたことや、やるべきだと思ったことを、そのまま愚直にやっていないだろうか。
世の中にはやらなくていい仕事や、やらない方がいい仕事がある。
例えば、『あるエクセルの帳票フォーマットを修正しておいて欲しい』みたいな依頼があったときは、修正をはじめる前に、要望を満たせるフォーマットがネットに転がっていないか検索してみた方がいい。
日々仕事していると、本当はやらなくていいことや、間違った依頼がくることがある。時間をかけたのちに、やらなくてよかったということもある。
勇気を持って本当にやるべきことかを確認し、より付加価値の高い仕事に時間を使うようにしたい。
４．失敗しない
だからこそ、考えられる最悪の事態に向き合って、トラブル解決の時間をかけずに済むようにしたい。
５．集中力を維持する
人間はロボットではないため、常に楽をしたいと思うし、面倒なことを避けたいという性質があるものだ。
そこで、楽しいことと嫌なことを交互に取り組むなど、うまい仕事の並べ方をすることで、集中力を維持することができる。
やるときはトップスピード。こまめに休憩して充電する。
このサイクルを作ることで、自分の限界速度を知り、同時に底力を鍛えることができる。
６．1年でのペイオフを目安に
- X=そのままで1年間仕事をしたときにかかる時間
- Y=改善のためにかかる時間＋改善した結果1年でかかる時間
生き急がなくてもいい
ここまでは仕事の話をしてきたが、仕事が人生の全てではない。
有意義な仕事人生を過ごせることも重要だが、それも含めて、人生を有意義に過ごすことの方が重要だ。
仕事は効率重視で、私生活はゆったりと、こうできるのが望ましい。
どちらもダラダラやるのは単にケジメのない人。
かといって、私生活に効率を持ち込み過ぎると、生き急ぐことになる。
仕事と私生活について、自分なりのバランスを見つけられたらなによりだ。
まとめ
今回は、仕事の本質が中長期的なスピード追求にあることを解説した。
職場の空気に流され過ぎず、チームの時間効率化と、その先の私生活の幸福を達成していきたい。
レベルの高い職場なら、こうした取り組みは必ず評価されるものだ。
それではまた。
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