IT業界で10年以上働いてきた僕は、さまざまなタスク管理の方法を試してきた。
その中で僕は、「テキストエディタでタスク管理するのが一番シンプルで最強」と結論づけ、それを「CCVメソッド」と呼ぶことにした。
目次
- 目次
- 一般的なタスク管理/TODO管理方法の罠
- CCVメソッドのメリット
- CCVメソッドの特徴
- CCVメソッドで作成したテキストファイルの例
- 連携するプロジェクト管理ツール
- CCVメソッドのはじめ方
- CCVメソッドの運用方法
- まとめ
- こちらの記事も読まれています
一般的なタスク管理/TODO管理方法の罠
アナログ・デジタルを問わず、タスク管理をはじめると以下のような罠にはまることがある。
- 全タスクに期限設定 > 放置された期限オーバータスクの山。期限に意味なし
- 記入を忘れる&サボる > タスクリストの網羅性=信頼性がなくなる
- 緊急の仕事は付箋管理になる > デスクに張った付箋とタスクリストの二重管理
CCVメソッドのメリット
- 絶対にタスクが漏れない
- 仕事の流れを止めない手軽さ
- 次になにをやるべきか一目瞭然
- 複数プロジェクトのタスクを一元管理できる
CCVメソッドの特徴
- 「タスクリストはリンク集」と考え、詳細は別のプロジェクト管理ツールで
- 期限は基本的に設定しない(本当にマストな期限があるものは別)
- クラウド型プロジェクト管理ツールとの連携が前提(Backlog/Redmine/社内wiki/Salesforce/ブログなど)
- 仕事を直列化&シングルタスク化
- PCのデスクトップに置いたテキストファイルなど、アクセスの早い手段を使って管理(EvernoteなどでもOK)
CCVメソッドで作成したテキストファイルの例
以下はタスク管理に使うテキストファイルのサンプルだ。原則として、左にタスク名、右に詳細ドキュメントのパスを書く。
[タスク管理.txt]
【今日のタスク】
Aさんにメール送信 http://タスク詳細ページへのリンク/
Bについて調査 http://タスク詳細ページへのリンク/
昼飯はCさんといく
Dのスケジュールを作成 http://タスク詳細ページへのリンク/
4/13までに 会議のプレゼン資料をつくる http://タスク詳細ページへのリンク/
Eさんにアポをとる
【全タスク】
Aさんにメール送信 http://タスク詳細ページへのリンク/
Bについて調査 http://タスク詳細ページへのリンク/
Lさんに飲み会の確認 http://タスク詳細ページへのリンク/
Dのスケジュールを作成 http://タスク詳細ページへのリンク/
4/13までに 会議のプレゼン資料をつくる http://タスク詳細ページへのリンク/
5/10までに N案件納品前のテスト http://タスク詳細ページへのリンク/
Eさんにアポをとる
【進行中プロジェクト】
P案件開発プロジェクト http://プロジェクト詳細ページへのリンク/
Q案件開発プロジェクト http://プロジェクト詳細ページへのリンク/
定例会議 http://プロジェクト詳細ページへのリンク/
R案件開発プロジェクト http://プロジェクト詳細ページへのリンク/
連携するプロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールが未導入なら、以下の記事で紹介されているので、参考にして頂きたい。プロジェクト管理ツールには、有料ならBacklog、無料ならRedmineがお勧めだ。
CCVメソッドのはじめ方
1.テキストエディタを用意する
- サクラエディタや秀丸など、なんでもOK
- EvernoteでもOK
- テキスト中のURLをダブルクリックして、ブラウザが起動するものが便利
2.デスクトップにファイル作成
「タスク管理.txt」など、なんでもOK。
3.区分を作成
テキストファイルに下記を記入する。
[タスク管理.txt]
【今日のタスク】
【全タスク】
【進行中プロジェクト】
4.プロジェクト管理ツールに課題を登録
- プロジェクトを作成し、各課題を登録していく
- 【進行中プロジェクト】に、プロジェクトページへのパーマリンク(直リンクアドレス)をコピペしていく
5.タスクを書き込む
- プロジェクトごとに、次に着手する課題を決める
- 【全タスク】に、上記課題へのパーマリンク(直リンクアドレス)をコピペしていく
- プロジェクト管理ツール側の課題がないタスクも、【全タスク】に書き出す
すると、以下のようになる。
[タスク管理.txt]
【今日のタスク】
【全タスク】
Aさんにメール送信 http://タスク詳細ページへのリンク/
Bについて調査 http://タスク詳細ページへのリンク/
Lさんに飲み会の確認 http://タスク詳細ページへのリンク/
Dのスケジュールを作成 http://タスク詳細ページへのリンク/
Eさんにアポをとる http://タスク詳細ページへのリンク/
4/13までに 会議のプレゼン資料をつくる http://タスク詳細ページへのリンク/
5/10までに N案件納品前のテスト http://タスク詳細ページへのリンク/
Eさんにアポをとる
【進行中プロジェクト】
P案件開発プロジェクト http://プロジェクト詳細ページへのリンク/
Q案件開発プロジェクト http://プロジェクト詳細ページへのリンク/
定例会議 http://プロジェクト詳細ページへのリンク/
R案件開発プロジェクト http://プロジェクト詳細ページへのリンク/
※ポイントは、「プロジェクトごとに直近の課題だけを記載する」こと
6.準備の最後に
- 【全タスク】の中から、すぐ着手するものを【今日のタスク】へコピペする
- コピペは、「Ctrl+C」→「Ctrl+V」で行うのがお勧め。ゆえにCCVメソッド!
これで準備完了!
CCVメソッドの運用方法
1.【今日のタスク】の特定タスクが終わったら
- 【今日のタスク】の一番上から順番に片付けていく
- 【今日のタスク】と【全タスク】から削除する
- 同時に、あるプロジェクトの次のタスクを【全タスク】に加える
2.割り込みの仕事が入ったとき
- 緊急度に応じて、【今日のタスク】のどこかに差し込む
- 緊急でなければ、【全タスク】に入れるか、プロジェクト管理ツールへの追加だけにする
- こうした差し込みの仕事が入ったとき、手軽に管理できるテキストファイルが超便利!
3.終業時は
【今日のタスク】で残ってしまったものを振り返る
- 本当にやるべきことなら残しておく。急ぎでなければ【全タスク】に戻すか削除する
- 翌日にやることを、【全タスク】を俯瞰して【今日のタスク】へコピペする
- 適宜コピペ(Ctrl+X→Ctrl+V)でタスクを並び替える
4.定期メンテナンス
【全タスク】の中から、やる必要のないものを削除する。
運用の注意
- 前日にスケジュールする【今日のタスク】については詰め込み過ぎない
- たまにバックアップする
- 「頭に優先度ABCなどを記載する」「区分を増やす」など、適宜カスタマイズした方がフィットすると思われる
完成形
[タスク管理.txt]
【今日のタスク】
Aさんにメール送信 http://タスク詳細ページへのリンク/
Bについて調査 http://タスク詳細ページへのリンク/
昼飯はCさんといく
Dのスケジュールを作成 http://タスク詳細ページへのリンク/
4/13までに 会議のプレゼン資料をつくる http://タスク詳細ページへのリンク/
Eさんにアポをとる
【全タスク】
Aさんにメール送信 http://タスク詳細ページへのリンク/
Bについて調査 http://タスク詳細ページへのリンク/
Lさんに飲み会の確認 http://タスク詳細ページへのリンク/
Dのスケジュールを作成 http://タスク詳細ページへのリンク/
4/13までに 会議のプレゼン資料をつくる http://タスク詳細ページへのリンク/
5/10までに N案件納品前のテスト http://タスク詳細ページへのリンク/
Eさんにアポをとる
【進行中プロジェクト】
P案件開発プロジェクト http://プロジェクト詳細ページへのリンク/
Q案件開発プロジェクト http://プロジェクト詳細ページへのリンク/
定例会議 http://プロジェクト詳細ページへのリンク/
R案件開発プロジェクト http://プロジェクト詳細ページへのリンク/
まとめ
今回は「カンタンかつ確実にあらゆるタスクを管理」できる、「CCVメソッド」を提案してみた。
- テキストファイルに細かなことも全部書くので絶対に抜けない!
- 緊急の仕事が重なっても忘れず冷静に処理できる!
- プロジェクト進行と完全に切り分けるので、シンプルに管理できる!
- 直列化するので目の前のタスクに集中できる!
こんなメリットに共感頂けたら、あなたにもぜひ使ってみてほしい。
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