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kyamanekoです。IT、思想、哲学、心理学などの記事を書いています。

究極のタスク管理はテキストエディタで! CCVメソッドのススメ

究極のタスク管理はテキストエディタで! CCVメソッドのススメ

 IT業界で10年以上働いてきた僕は、さまざまなタスク管理の方法を試してきた。
その中で僕は、「テキストエディタでタスク管理するのが一番シンプルで最強」と結論づけ、それを「CCVメソッド」と呼ぶことにした。

 

目次

一般的なタスク管理/TODO管理方法の罠

アナログ・デジタルを問わず、タスク管理をはじめると以下のような罠にはまることがある。

  • 全タスクに期限設定 > 放置された期限オーバータスクの山。期限に意味なし
  • 記入を忘れる&サボる > タスクリストの網羅性=信頼性がなくなる
  • 緊急の仕事は付箋管理になる > デスクに張った付箋とタスクリストの二重管理

CCVメソッドのメリット

  • 絶対にタスクが漏れない
  • 仕事の流れを止めない手軽さ
  • 次になにをやるべきか一目瞭然
  • 複数プロジェクトのタスクを一元管理できる

CCVメソッドの特徴

  • 「タスクリストはリンク集」と考え、詳細は別のプロジェクト管理ツールで
  • 期限は基本的に設定しない(本当にマストな期限があるものは別)
  • クラウド型プロジェクト管理ツールとの連携が前提(Backlog/Redmine/社内wiki/Salesforce/ブログなど)
  • 仕事を直列化&シングルタスク化
  • PCのデスクトップに置いたテキストファイルなど、アクセスの早い手段を使って管理(EvernoteなどでもOK)

CCVメソッドで作成したテキストファイルの例

以下はタスク管理に使うテキストファイルのサンプルだ。原則として、左にタスク名、右に詳細ドキュメントのパスを書く。

[タスク管理.txt]

【今日のタスク】
Aさんにメール送信 http://タスク詳細ページへのリンク/
Bについて調査 http://タスク詳細ページへのリンク/
昼飯はCさんといく
Dのスケジュールを作成 http://タスク詳細ページへのリンク/
4/13までに 会議のプレゼン資料をつくる http://タスク詳細ページへのリンク/
Eさんにアポをとる

【全タスク】
Aさんにメール送信 http://タスク詳細ページへのリンク/
Bについて調査 http://タスク詳細ページへのリンク/
Lさんに飲み会の確認 http://タスク詳細ページへのリンク/
Dのスケジュールを作成 http://タスク詳細ページへのリンク/
4/13までに 会議のプレゼン資料をつくる http://タスク詳細ページへのリンク/
5/10までに N案件納品前のテスト http://タスク詳細ページへのリンク/
Eさんにアポをとる

【進行中プロジェクト】
P案件開発プロジェクト http://プロジェクト詳細ページへのリンク/
Q案件開発プロジェクト http://プロジェクト詳細ページへのリンク/
定例会議 http://プロジェクト詳細ページへのリンク/
R案件開発プロジェクト http://プロジェクト詳細ページへのリンク/

連携するプロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールが未導入なら、以下の記事で紹介されているので、参考にして頂きたい。プロジェクト管理ツールには、有料ならBacklog、無料ならRedmineがお勧めだ。

hollywis.hatenablog.com

media.coach4pm.com

CCVメソッドのはじめ方

1.テキストエディタを用意する

  • サクラエディタや秀丸など、なんでもOK
  • EvernoteでもOK
  • テキスト中のURLをダブルクリックして、ブラウザが起動するものが便利

2.デスクトップにファイル作成

「タスク管理.txt」など、なんでもOK。

3.区分を作成

テキストファイルに下記を記入する。

[タスク管理.txt]

【今日のタスク】

【全タスク】

【進行中プロジェクト】

4.プロジェクト管理ツールに課題を登録

  • プロジェクトを作成し、各課題を登録していく
  • 【進行中プロジェクト】に、プロジェクトページへのパーマリンク(直リンクアドレス)をコピペしていく

5.タスクを書き込む

  • プロジェクトごとに、次に着手する課題を決める
  • 【全タスク】に、上記課題へのパーマリンク(直リンクアドレス)をコピペしていく
  • プロジェクト管理ツール側の課題がないタスクも、【全タスク】に書き出す

すると、以下のようになる。

[タスク管理.txt]

【今日のタスク】

【全タスク】
Aさんにメール送信 http://タスク詳細ページへのリンク/
Bについて調査 http://タスク詳細ページへのリンク/
Lさんに飲み会の確認 http://タスク詳細ページへのリンク/
Dのスケジュールを作成 http://タスク詳細ページへのリンク/
Eさんにアポをとる http://タスク詳細ページへのリンク/
4/13までに 会議のプレゼン資料をつくる http://タスク詳細ページへのリンク/
5/10までに N案件納品前のテスト http://タスク詳細ページへのリンク/
Eさんにアポをとる

【進行中プロジェクト】
P案件開発プロジェクト http://プロジェクト詳細ページへのリンク/
Q案件開発プロジェクト http://プロジェクト詳細ページへのリンク/
定例会議 http://プロジェクト詳細ページへのリンク/
R案件開発プロジェクト http://プロジェクト詳細ページへのリンク/

※ポイントは、「プロジェクトごとに直近の課題だけを記載する」こと

6.準備の最後に

  • 【全タスク】の中から、すぐ着手するものを【今日のタスク】へコピペする
  • コピペは、「Ctrl+C」→「Ctrl+V」で行うのがお勧め。ゆえにCCVメソッド!

これで準備完了!

CCVメソッドの運用方法

1.【今日のタスク】の特定タスクが終わったら

  • 【今日のタスク】の一番上から順番に片付けていく
  • 【今日のタスク】と【全タスク】から削除する
  • 同時に、あるプロジェクトの次のタスクを【全タスク】に加える

2.割り込みの仕事が入ったとき

  • 緊急度に応じて、【今日のタスク】のどこかに差し込む
  • 緊急でなければ、【全タスク】に入れるか、プロジェクト管理ツールへの追加だけにする
  • こうした差し込みの仕事が入ったとき、手軽に管理できるテキストファイルが超便利!

3.終業時は

【今日のタスク】で残ってしまったものを振り返る

  • 本当にやるべきことなら残しておく。急ぎでなければ【全タスク】に戻すか削除する
  • 翌日にやることを、【全タスク】を俯瞰して【今日のタスク】へコピペする
  • 適宜コピペ(Ctrl+X→Ctrl+V)でタスクを並び替える

4.定期メンテナンス

【全タスク】の中から、やる必要のないものを削除する。

運用の注意

  • 前日にスケジュールする【今日のタスク】については詰め込み過ぎない
  • たまにバックアップする
  • 「頭に優先度ABCなどを記載する」「区分を増やす」など、適宜カスタマイズした方がフィットすると思われる

完成形

[タスク管理.txt]

【今日のタスク】
Aさんにメール送信 http://タスク詳細ページへのリンク/
Bについて調査 http://タスク詳細ページへのリンク/
昼飯はCさんといく
Dのスケジュールを作成 http://タスク詳細ページへのリンク/
4/13までに 会議のプレゼン資料をつくる http://タスク詳細ページへのリンク/
Eさんにアポをとる

【全タスク】
Aさんにメール送信 http://タスク詳細ページへのリンク/
Bについて調査 http://タスク詳細ページへのリンク/
Lさんに飲み会の確認 http://タスク詳細ページへのリンク/
Dのスケジュールを作成 http://タスク詳細ページへのリンク/
4/13までに 会議のプレゼン資料をつくる http://タスク詳細ページへのリンク/
5/10までに N案件納品前のテスト http://タスク詳細ページへのリンク/
Eさんにアポをとる

【進行中プロジェクト】
P案件開発プロジェクト http://プロジェクト詳細ページへのリンク/
Q案件開発プロジェクト http://プロジェクト詳細ページへのリンク/
定例会議 http://プロジェクト詳細ページへのリンク/
R案件開発プロジェクト http://プロジェクト詳細ページへのリンク/

まとめ

今回は「カンタンかつ確実にあらゆるタスクを管理」できる、「CCVメソッド」を提案してみた。

  • テキストファイルに細かなことも全部書くので絶対に抜けない
  • 緊急の仕事が重なっても忘れず冷静に処理できる
  • プロジェクト進行と完全に切り分けるので、シンプルに管理できる
  • 直列化するので目の前のタスクに集中できる

こんなメリットに共感頂けたら、あなたにもぜひ使ってみてほしい。

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